Cómo crear workflows para automatizar mensajes de WhatsApp
Crea reglas automáticas en Magic Funnel: cuando entra un lead, agendan una cita o te escriben, se envía un WhatsApp solo. Con plantillas o con IA.
Actualizado el 11 de octubre de 2026
Los Workflows son reglas del tipo «cuando pase X, haz Y»: cuando se registra un lead, alguien agenda una cita o te escribe una palabra clave, Magic Funnel envía un mensaje de WhatsApp por ti. Puedes activarlos con un clic desde plantillas listas o describir lo que necesitas y dejar que la IA arme el workflow.
Dónde está: Menú lateral → Herramientas → Correo y automatización → Workflows
Antes de empezar
- Tener tu WhatsApp Business conectado en Integraciones. Sin eso, la pantalla muestra «Conecta tu WhatsApp primero».
- Para escribir a personas que nunca te han escrito: al menos una plantilla de WhatsApp aprobada por Meta.
Paso a paso
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Abre Workflows
Entra a Herramientas y, en Correo y automatización, abre Workflows. Si aún no conectas WhatsApp, pulsa Ir a Integraciones y conéctalo primero.
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Usa una plantilla lista
Pulsa Plantillas y elige una de Plantillas listas para usar, como Bienvenida automática, Seguimiento día 1, Confirmación de cita, Recordatorio 24h antes o Chatbot de precios. Con un clic queda creada.
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O créalo con IA
En Crear workflow con IA describe lo que quieres que pase, por ejemplo «Cuando alguien pregunte por precios, enviarle la info automáticamente», y pulsa Crear.
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Edita el workflow
En Tus workflows, pulsa la flecha del workflow para abrirlo. Ajusta el Nombre, el Retraso (Inmediato, 10 minutos, 1 hora, 1 día, 3 días o 7 días) y el Evento que activa: Respuesta IA, Chatbot, Nuevo contacto, Nuevo lead, Cuenta creada, Cita agendada o Formulario.
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Limítalo a un embudo o a palabras clave
Con eventos como Nuevo lead, en Solo para este embudo elige una landing para que la regla dispare solo con quienes se registran ahí, o deja Todos mis embudos. Con Chatbot, escribe las Palabras clave que activan la respuesta.
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Elige el tipo de mensaje
En Tipo de mensaje elige Texto libre (solo llega si el contacto te escribió en las últimas 24 horas) o Plantilla aprobada (llega siempre, también a quien nunca te ha escrito). Con plantilla, elígela en Plantilla de Meta; su variable {{1}} se rellena con el nombre del contacto.
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Escribe el mensaje y guarda
Si es texto libre, escribe el Mensaje y agrega variables como {{nombre}}, {{email}}, {{phone}}, {{fecha}} o {{hora}}. Pulsa Guardar. Con el interruptor del workflow lo activas o desactivas, y con la papelera lo borras.
Consejos
- Con Nuevo lead, Cuenta creada o Cita agendada la persona normalmente aún no te ha escrito: usa una plantilla aprobada, porque Meta no entrega texto libre fuera de la ventana de 24 horas.
- Para conversaciones completas con IA (responder, calificar y pasarte los interesados), usa Agentes IA de Magic Chat.
- Si no tienes plantillas aprobadas, créalas para tu número de WhatsApp Business y espera la aprobación de Meta antes de usarlas aquí.
Preguntas frecuentes
¿Por qué mi workflow no le llegó a un lead nuevo?
Lo más común es que el workflow use Texto libre. WhatsApp solo entrega texto libre a quien te escribió en las últimas 24 horas, y un lead recién registrado normalmente no lo ha hecho. Cambia el Tipo de mensaje a Plantilla aprobada y elige una plantilla aprobada por Meta.
¿Necesito WhatsApp conectado para usar Workflows?
Sí. Los workflows envían mensajes por tu número de WhatsApp Business, así que primero debes conectarlo en Integraciones. Mientras no esté conectado, la pantalla muestra Conecta tu WhatsApp primero con el botón Ir a Integraciones.
¿Puedo hacer que un workflow funcione solo para un embudo?
Sí. En los eventos que lo permiten, como Nuevo lead, elige la landing en Solo para este embudo. La regla solo se dispara para quien se registra en esa landing, y esos contactos quedan además etiquetados con su embudo para que puedas segmentar envíos.
¿Qué variables puedo usar en el mensaje?
En los mensajes de texto libre puedes usar {{nombre}}, {{email}}, {{phone}}, {{fecha}} y {{hora}}; se reemplazan con los datos de cada contacto o de su cita. En las plantillas aprobadas, la variable {{1}} se rellena con el nombre del contacto.
¿Listo para probarlo?
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